Organisation soirée en entreprise en 5 étapes

Pour un évènement particulier (Noël, Halloween etc …) ou bien pour remercier vos collaborateurs de leur engagement envers l’entreprise. L’organisation de soirée en entreprise s’avère très important pour dynamiser et augmenter le sentiment de cohésion avec les équipes. Mais il peut être également une grande source de stress pour les équipes en charge de l’organisation. Avec ces 5 étapes, on vous assure une organisation sans mauvaises surprises !

Dans ces 5 étapes, on vous présente tous les éléments importants à mettre en place pour l’organisation d’un évènement d’entreprise. Mais également l’animation, la curiosité que vous allez pouvoir susciter lors de cette soirée d’entreprise. Un évènement sans animations, n’est pas un évènement réussi, susceptible de dynamiser vos équipes pour les prochains mois.

A vous l’organisation d’une soirée incentive !

Organisation soirée en entreprise

Fixer des objectifs précis à l’organisation d’une soirée entreprise

La question importante : Pourquoi souhaitez-vous organiser un évènement pour vos collaborateurs ? Sans cette réponse il vous sera impossible d’entamer les autres étapes.

  • Lancement d’un projet, d’un produit

Occasion parfaite pour organiser une soirée avec vos collaborateurs. Permet de remercier et de féliciter toutes les équipes en charge du lancement sur le marché de ce nouveau produit. Renforce la cohésion entre les équipes, permet de souffler avec une charge de travail intensive.

  • Fête de fin d’année

Noël, nouvelle année sont souvent le meilleur moment pour réaliser un évènement. Finir l’année sur une note positive permettra aux collaborateurs de démarrer une nouvelle année de la meilleure des manières.

  • Anniversaire de l’entreprise

Tous les ans à la même date, invitez tous vos collaborateurs à fêter l’anniversaire de la création de l’entreprise. Les remercier de vous suivre dans votre projet. Ca peut être également un moment important pour énoncer les nouveautés en termes de stratégie, de nouveaux produits etc…

Fixer une date d’évènement et la durée de l’évènement

Faire attention à ne pas choisir une date sur une période où les collaborateurs seraient susceptibles d’être en congé. Bien évidemment ne pas choisir de faire un évènement lors des vacances scolaires. Se laisser 2 mois d’avance entre cette étape et le jour J.

Cela vous permettra d’organiser la soirée entreprise parfaitement, prévoir toutes les animations, les prestataires externes si besoin et être prêt à d’éventuelle changement de dernières minutes. Il est également important de savoir si vous souhaitez faire un évènement en journée ou en soirée.

Les activités ou les prestataires peuvent être différents en fonction du moment choisi. Cela vous permettra de planifier en avance les activités, les jeux, les shows etc… Tout dépend votre imagination !

Trouver le lieu de l’évènement

Le choix du lieu, élément principal à un engouement général. Suffisamment grand pour accueillir le nombre de collaborateurs souhaitées est le point clé de la réussite de votre évent.

Si vous ne disposez pas de salle dans vos locaux pour réunir tous vos collaborateurs, faites appel à une agence évènementielle afin de laisser la responsabilité à ses professionnels de vous trouver le lieu parfait en fonction de vos attentes.

Organisation soirée entreprise

Trouver des animations originales susceptibles d’intéresser vos collaborateurs

Selon votre objectif défini au préalable choisissez des animations en lien avec celui-ci. Cela peut aller d’activités type « Team Building » à des shows de danseurs/danseuses, à de la magie, a du Flair Bartending.

Pour ce type d’animations de soirées entreprise il existe plusieurs agences événementielles pour les entreprises proposant ce type de service. Vous avez par exemple Instant-B, un traiteur évènementiel spécialisé dans l’animation culinaire et show qui propose des évènements clé en main. Il s’occupe de vous trouver un lieu, des animations culinaires et des shows.

Annoncer l’évènement à l’ensemble de vos collaborateurs

Lorsque toutes les cases sont cochées, il vous reste qu’une seule tache à réaliser. Envoyer un SAVE THE DATE aux collaborateurs invités à venir festoyer.

Pour une grande majorité de réponses positives, n’hésitez pas à les envoyer le plus tôt possible (2 mois avant) afin que vos collaborateurs puissent réserver cette date !

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